REGISTRO CONTABLE

Registro contabilidad es un concepto que suele emplearse como sinónimo de apunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento.

ESTADO DE RESULTADOS

Estado de Ganancias y Pérdidas El Estado de Resultado o Estado de Ganancias y Pérdidas, es uno de los estados financieros básico, el cual muestra la utilidad o pérdida obtenida en un período determinado por actividades ordinarias y extraordinarias. Se habla de un período determinado, por cuanto una utilidad o pérdida se obtiene por actividades de diversa naturaleza y realizadas a lo largo del tiempo. Desde el punto de vista financiero, reviste una importancia fundamental el determinar la correspondencia de ingresos, costos y gastos en diferentes períodos. El Estado de Resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos, cuyos saldos deben ser cerradas al finalizar el ejercicio contable. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

BALANCE GENERAL

El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Para poder reflejar dicho estado , el balence muestra contablemente los activos  (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el empresario accede a información vital sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas.

El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las máquinas, los vehículos, los edificios y los terrenos.

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. Si bien es conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito, sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como parte del activo circulante de la empresa, por lo que se presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

CUENTAS NOMINALES DE RESULTADO O TRANSITORIAS

Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

Ingresos:

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

Gastos:

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.

Costo de Ventas:

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

Cuentas de orden:

Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.

Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito.

Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía.

Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.

Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.

EL PATRIMONIO Y SUS CARACTERISTICAS

El patrimonio es un componente importante de la estructura financiera de la empresa, que junto con los activos y el pasivo, componen el balance general.

Los activos de una empresa están financiados por pasivos y/o por aportes de los socios [capital social], por tanto el 100% de los activos está financiado en un 100% en conjunto por los pasivos y por recursos de los socios.

Se espera que por razones de fortaleza financiera, los activos sean financiados en mayor proporción por aportes de los socios, es decir, que entre menos sean los pasivos, mas fuerte es la empresa.

Al observar el balance general, entre mayor sea el patrimonio, por lo general se puede interpretar que la empresa tiene mayor solidez.

Sin embargo, antes de hacer alguna apreciación es preciso observar con detenimiento el patrimonio para identificar cada una de las partidas que lo componen.

El patrimonio está compuesto además del aporte de los socios, por elementos como reservas, superávit, reservas, revalorización, dividendos decretados en acciones, resultados del ejercicio y valorizaciones.

Algunas de estas partidas no tienen la suficiente importancia o fortaleza como para pasarlas por alto y decidir que una empresa es financieramente fuerte, sólo porque el patrimonio en su conjunto es superior al pasivo.

Algunas partidas del patrimonio no representan recursos reales como es el caso de la revalorización [por suerte los ajustes por inflación desaparecieron] y las valorizaciones, por lo que puede inducir a una sobrestimación de la real fortaleza financiera de la empresa.

Se debe prestar especial cuidado a las valorizaciones, puesto que estas no representan bienes y derechos “reales” sino que se originan en el supuesto mayor valor de los bienes y derechos de la empresa.

Hay muchas empresas que recurren a la figura de la valorización para presentar una mayor estabilidad financiera ante terceros, figura de la que si se abusa, puede inducir a error no sólo a la empresa misma sino a posibles inversionistas y acreedores.

En este orden de ideas, una empresa que en su patrimonio presenta valorizaciones elevadas, es una empresa que en el fondo posiblemente tenga problemas financieros.

Las valorizaciones pueden ser el resultado de políticas internas de la empresa más no siempre el resultado de una obligación legal [a excepción de lo expresado por el artículo 64 del decreto 2649, lo cual no es una camisa de fuerza] o el resultado de una realidad económica, por lo que posiblemente la única razón de la existencia de las valorizaciones es la necesidad de la empresa de presentar unos estados financieros sanos.

Así las cosas, el patrimonio se debe depurar antes de tomarlo como base para una decisión financiera importante. No se puede correr el riesgo de tomar decisiones basadas en un patrimonio que ha sido inflado mediante la figura de las valorizaciones.

No quiere decir que en todos los casos las valorizaciones sean indicio de una empresa financieramente débil que se vio obligada a recurrir a esta figura para presentarse bien ante terceros, por lo que se debe evaluar las razones y condiciones en que se originaron tales valorizaciones para así determinar su verdadero valor dentro de la estructura financiera de la empresa.

Es importante analizar los estados financieros en conjunto con las declaraciones tributarias en donde están excluidas las valorizaciones y pueden presentar una información más prudente y austera. Quizás este sea el único caso en que la “contabilidad tributaria” sea de utilidad para el empresario.

EL PASIVO Y SUS CARACTERISTICAS

Los pasivos representan lo que la institución adeuda a otros en la forma de compromisos monetarios o como obligaciones para proporcionar bienes o servicios en el futuro.

Características


El pasivo comprende obligaciones presentes provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios, pérdidas o gastos en que se ha incurrido, o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.
Los principales conceptos comprendidos en el pasivo son los siguientes: 

a) Adeudos por la adquisición de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la empresa, como son obligaciones derivadas de la compra de mercancías para su venta y procesamiento.

b) Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de mercancías o prestación de servicios. 

c) Adeudos provenientes de la adquisición de bienes o servicios para consumo o beneficio de la misma empresa

d) Pasivos provenientes de obligaciones contractuales o impositivas como son sueldos, comisiones, regalías, gratificaciones, impuestos en los que la empresa actúa como agente retenedor o a cargo de la misma empresa, participación en las utilidades de los trabajadores. 

e) Préstamos de instituciones de crédito, de particulares, de accionistas, funcionarios, etc. representados tanto por adeudos obtenidos a través de contratos formales de crédito o bien por créditos no documentados en los cuales exista un convenio escrito acerca del vencimiento. En el caso de contratos formales de crédito estos pueden consistir en prestamos hipotecarios emisión de obligaciones, etc.

f) Ciertos casos de obligaciones provenientes de operaciones bancarias de descuento de documentos. La experiencia ha demostrado que, en ocasiones, la operación bancaria de descuento de documentos constituye una típica operación crediticia, garantizada básicamente por la solvencia de quien descuenta los documentos y en forma secundaria por los documentos por cobrar descontados. Esta situación se presenta cuando el origen de los documentos por cobrar no es de las operaciones normales de la empresa o bien que usualmente los documentos son rescatados directa o indirectamente por la empresa, por lo que el pasivo contingente de los documentos descontados se convierte en un pasivo repetitivo.